Kurumsal Yönetim Uyum Raporu

KURUMSAL YÖNETİM İLKELERİ UYUM RAPORU

CORPORATE GOVERNANCE PRINCIPLES COMPLIANCE REPORT


1. KURUMSAL YÖNETİM İLKELERİNE UYUM BEYANI

 

Ayen Enerji A.Ş. Sermaye Piyasası Kurulu tarafından belirlenen Kurumsal Yönetim ilkelerinin Belirlenmesine ve Uygulanmasına İlişkin Tebliğ kapsamında gerekli çalışmaları 2017 yılında da yürütmüştür

2017 faaliyet döneminde, Bağımsız Yönetim Kurulu Üye atamaları Genel Kurul tarafından yapılmış olup komiteler faaliyet döneminde çalışma usul ve esaslarına göre çalışmalarını yürütmüşlerdir. Şirketimiz için uygulanması zorunlu olmayan ilkelerden uygulanmayanlar Kurumsal Yönetim İlkeleri Uyum Raporumuz ‘un Pay Sahipleri, Kamuyu Aydınlatma ve Şeffaflık, Menfaat Sahipleri ve Yönetim Kurulu ana başlıkları altında izleyen kısımlarda açıklanmış olup; bu ilkelere uyum amacıyla önümüzdeki faaliyet dönemlerinde, içinde bulunulan sektör, şirket statüsü ve piyasa koşulları izin verdiği sürece gerekli çalışmalar sürdürülecektir.

 

 

 1. CORPORATE GOVERNANCE PRINCIPLES COMPLIANCE STATEMENT

Ayen Enerji A.Ş. has continued to carrying out the works necessary within scope of the Communique on the Determination and Implementation of Corporate Governance Principles issued by the Capital Market Board during the reporting period of 2017, as well.

Independent Members of the Board of Directors were appointed by the General Assembly and the committees executed their works according to the working procedures and principles in the 2017 operating period. The principles, which were not applied from those our Company was not obliged to apply, are explained under the main headings of Shareholders, Public Disclosure and Transparency, Beneficiaries and the Board of Directors in our Report on Compliance with Corporate Governance Principles and the necessary works shall be carried out in order to comply with these principles in the subsequent financial years to come as well, as long as the sector in which our Company operates, the status of the Company, and the market conditions allow us.



BÖLÜM I - PAY SAHİPLERİ

2. YATIRIMCI İLİŞKİLER BÖLÜMÜ

Sermaye Piyasası Kurulu tarafından yayımlanan Kurumsal Yönetim İlkeleri gereğince 2014 yılı içerisinde oluşturulan "Yatırımcı İlişkileri Bölümü" çalışmalarında direkt olarak Yönetim Kuruluna bağlanmıştır"

Yatırımcı İlişkileri Bölümü'ne:

Ahmet Alan                                0 312 445 04 64 /1203

aalan@ayen.com.tr

Cenk Eren                                 0312 445 04 64 /1202

cenke@ayen.com.tr

Sorumlu çalışanlar olarak atanmış olup, birimin yürüttüğü faaliyetler arasında şunlar yer almaktadır:

      Pay Sahiplerinin ortaklık haklarının kullanımını, pay sahiplerine ilişkin kayıtların sağlıklı, güvenli ve güncel olarak tutulmasını sağlamak,

      Pay sahiplerinin Şirket ile ilgili kamuya açıklanmamış, gizli ve Ticari sır niteliğindeki bilgiler hariç olmak üzere, yazılı bilgi taleplerini karşılamak,

      Genel Kurul toplantısının yürürlükteki mevzuata, Esas Sözleşmeye uygun olarak yapılmasını sağlamak, pay sahiplerinin yararlanabileceği dokümanların hazırlanması, oylama sonuç kayıtlarının tutulmasını ve sonuçlarla ilgili raporları n, talep eden pay sahiplerine yollanması n ı sağlamak,

      Mevzuat ve Şirket bilgilendirme politikası dâhil, kamuyu aydınlatma ile ilgili her türlü hususu gözetmek ve izlenmek,

      Kurumsal Yönetim Komitesi tarafından verilen görevleri yerine getirmek,

Mevzuat hükümleri ve Özel Durumların Kamuya Açıklanmasına ilişkin ilkeler doğrultusunda Kamunun zamanında, eşitlik, adillik, doğruluk ve şeffaflık ölçüleri içinde bilgiye ulaşmasını teminen Özel Durum Açıklamalarının yapılmasını sağlamak,

• İçsel Bilgilere Erişimi Olanlar Listesi'ni hazırlamak, içsel bilgiye erişimi olanlar listesinde yer alan kişileri, özel durumların, finansal tabloların ve diğer durumların kamuya açıklanmasına kadar, içsel bilgilerin korunması ve gizlilik kurallarına uymalarının sağlanması konusunda bilgilendirmek ve gerekli tedbirleri almak,

2017 faaliyet dönemi içinde pay sahipleri ve yatırımcılardan gelen yazılı ve sözlü bilgi talepleri mevzuat ve Kamuyu Aydınlatma düzenlemeleri çerçevesinde yanıtlanmış olup; bilgi taleplerinin yanıtlanmadığı ve /veya kamuya açıklanandan farklı bilgiler ve/ veya kamuya açıklanmamış bilgiler içerdiği hususunda herhangi bir şikayet ve olay vuku bulmamıştır

Şirketimizin mevcut durum itibarı ile veya potansiyel olarak ticari değeri olan bilgilerin gizliliği, bu tür bilgiler kamuya açıklanıncaya kadar, üçüncü şahıslar tarafından bilinemeyecek ve normal durumlarda erişilmesi mümkün olmayacak şekilde şirketimiz ve bu bilgilere sahip şirket yetkililerince korunmaktadır.

SPK’nin yayımladığı Seri: II-15.1sayılı Tebliğ’in 16. Maddesi hükümlerine göre "İçsel Bilgilere Erişimi Olanlar Listesi “hazırlanmakta ve bu bilgilere erişimi olanlar değiştikçe güncellenmektedir Listenin güncellenmiş son hali, 5 Mart 2018'de SPK'na gönderilmiştir.

 

SECTION I -SHAREHOLDERS

2. INVESTOR RELATIONS DEPARTMENT

Pursuant to the Corporate Governance Principles issued by the Capital Markets Board, the "Investor Relations Department" was positioned in a way to directly report to the Board of Directors in 2014.

The following person was appointed to the Investor Relations Department as the responsible official:

Ahmet Alan                                0 312 445 04 64 /1203

aalan@ayen.com.tr

Cenk Eren                                 0312 445 04 64 /1202

cenke@ayen.com.tr

Activities carried out by the Unit include the following:

      Ensuring that shareholders are able to exercise their shareholding rights; that the records concerning shareholders are kept in a sound, secure, and up to date manner,

      Meeting the written information requests of the shareholders regarding the Company excluding any undisclosed, confidential information or Trade secrets that were not disclosed to public,

      Ensuring that the General Assembly meetings are held in compliance with the effective legislation and the Articles of Associations, preparing the documents that could be utilized by the shareholders, keeping the records of voting results and ensuring that the reports related to such results are sent to the shareholders if requested,

      Observing and monitoring all matters related to public disclosure, including the legislation and the Company Disclosure Policy,

      Performing all duties assigned by the Corporate Governance Committee,

Ensuring that the Material Disclosures are made in line with information requests were not replied and / or that they included information which are different from those disclosed and / or are not disclosed to the public.

The confidentiality of the information that is currently or potentially in the nature of commercial secret is protected by our Company and the company officials, who possess such information, in a way that such information cannot be known by third persons and be accessibleunder normal conditions until it is made available to the public.

A "List of Corporate Insiders" is prepared pursuant to Article 16 of the Communique Serial: II No: 15.1 issued by the Capital Markets Board and it is updated when any change takes place in the names of the persons with access to such information. The updated final version of the list was sent to CMB on March 5, 2018.


 

3. PAY SAHİPLERİNİN BİLGİ EDİNME HAKLARININ KULLANIMI

Pay sahiplerinin şirket hakkındaki bilgi talepleri genellikle telefon ve e-posta yoluyla olmaktadır. Pay sahiplerinin ticari sır niteliğinde olmayan ve şirket menfaati için korunması gerekenler dışında olan bilgi talepleri sorumlularınca sözlü ve/veya yazılı olarak cevaplanmaktadır. Pay sahipliği haklarını kullanımını etkileyecek gelişmeler Özel Durum açıklamalarıyla kamuoyuna duyurulmaktadır: Yaz ılı ve/veya sözlü cevaplar Özel Durum Açıklamaları ile kamuya duyurulmuş açıklamalar çerçevesinde yapılmaktadır.

2017 yılında Pay sahiplerinin sorduğu sorular genellikle üretim tesislerinin çalışmaları, yıllık üretim ve satış miktarları, birim fiyatlar, hisse performansı, finansal tablolar, temettü dağıtımı, yatırımlar ve yatırımlardaki ilerlemeler konularında olmaktadır. Bu tür bilgiler şirketin İnternet sitesinde Üretim birimleri, Yatırımlar ve Bağlı Ortaklıklar başlığı altında yayımlanmaktadır. Şirketin geçmişten bugüne bütün mali tabloları, faaliyet raporları, bağımsız denetim raporları ve özel durum açıklamaları Kamuyu Aydınlatma Platformu (KAP) ve şirket internet sitesinde yayımlanmakta ve pay sahiplerinin bilgisine sunulmaktadır. Ayrıca İnternet sitesinde Genel Kurul Tutanakları yayınlanmaktadır

Pay sahiplerinin belirli bir maddi durumun incelenmesi için özel denetçi atanmasını istemesi ile ilgili olarak 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nda hüküm bulunması sebebiyle, şirket Esas Sözleşmesinde konuya ilişkin hüküm bulunmamaktadır. 2017 yılında pay sahiplerinden bu yönde bir talep gelmemiştir.

 

3. EXERCISE OF RIGHTS TO OBTAIN INFORMATION BY SHAREHOLDERS

Shareholders generally request information related to the Company by telephone or e-mail. Information requests, that are not in the nature of trade secrets and are not within the context of those needed to be kept for the interest of the company, are answered by authorized officials orally and/or in writing. The situations, which will affect the exercise of the rights of shareholding, are announced to public with Material Disclosures. Written and/or oral answers are given with Material Disclosures within the framework of disclosures made to the public.

The questions asked by the Shareholders in 2017 were generally about the operations of generation plants, annual generation and sales quantities, unit prices, stock performance, financial statements, dividend distribution, investments, and progress in investments. Such information is posted on the website of the Company under the heading Generation Units, Investments and Subsidiaries. The financial statements, annual reports, independent audit reports and Material Disclosures of the company from past to present are published on the Public Disclosure Platform (PDP) and the website of the Company and made available to shareholders for information. In addition, the minutes of the General Assembly meetings are also posted on the Company's website.

Articles of Association of the Company does not contain any specific provision with respect to shareholders' right to request appointment of an independent auditor for inspection of a certain material subject, because this matter is set out in the Turkish Commercial Code No 6102. No such request was received from shareholders in 2017.


 

4. GENEL KURUL TOPLANTILARI

Şirketimizin 2016 yılı olağan genel kurul toplantısı 27 Nisan 2017 tarihinde yapılmıştır. Toplantıya davet; kanun ve esas sözleşmede öngörüldüğü şekilde ve gündemi ihtiva edecek şekilde Türkiye Ticaret Sicil Gazetesinin 5 Nisan 2017 tarih ve 9299 sayılı nüshasın dava ulusal yayın yapan Milliyet gazetesi 'nin 5 Nisan 2017 tarihli nüshalarında ilan edilmek ve nama yazılı pay sahiplerine tebligat yapılarak toplantı gün ve gündemin bildirilmesi ve şirketimizin www.ayen.com.tr internet sitesinde 21 gün önceden ilan edilmek suretiyle usulüne uygun olarak ve gerekli bilgileri tümüyle içerecek şekilde yapılmıştır. Genel Kurullarda toplantı ve karar nisabı şirket esas sözleşmesinin 3. maddesinde belirtilmiştir. Buna göre Genel Kurul Toplantıları ve bu toplantıdaki karar nisabı TTK hükümlerine tabidir.

Genel Kurul toplantılarındaki karar nisabında A gurubu hissedarların asgari %50'sinin iştiraki de aranır 2016 yılı olağan genel kurulu toplantısında 171.042.300 TL'lik sermayeyi temsil eden 17.104.230.000 adet hisseden itibari değeri 1.124.153,10 TL olan 112.415.310 adet payın asaleten, toplam itibari değeri 145.353.501,15 TL olan 14.535.350.1 15 adet payın temsilen olmak üzere, toplam 146.477.654,25 TL ‘sına tekabül eden 14.647.765.425 adet payın toplantıda temsil edildiği tespit edilmiş ve toplantı nisabının mevcut olduğu kayıt edilmiştir. Genel kurul toplantılarına Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığı ve SPK'dan temsilci talep edilmiş olup, bu toplantıya Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığı ve SPK 'dan katılım olmamıştır. Genel kurul toplantısına medya katılmamıştır.

Genel Kurul toplantısı; 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun 1527. Maddesine dayanılarak çıkarılan "Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullar Hakkında Yönetmelik" hükümlerince Elektronik Ortamda da yapılmıştır. EGKS sistemine üye olan pay sahiplerimiz Elektronik olarak Genel Kurulumuza katılmışlar ve oylarını elektronik olarak kullanmışlardır. Bu toplantıda EGKS üzerinden katılan ortaklarımızdan Genel Kurul'a cevaplanması istemiyle, herhangi bir bilgi talebi veya soru gelmemiştir.

Toplantıya davetle ilgili ilan ve toplantıda görüşülecek hususlar hakkındaki belge ve bilgiler şirketimizin internet sitesinde yayınlanmış, hesap dönemi faaliyet raporu şirket merkezinde üç hafta önceden pay sahiplerinin bilgisine hazır tutulmuştur. Yönetim Kurulu'na seçilecek Bağımsız Üye adayları hakkında bilgiler şirketimiz internet sitesinde yayınlanmıştır.

Şirketimizin Genel Kurul toplantılarında, gündemi dışında ortaklarımıza soru sorma hakkı tanınmaktadır. Gerek teknik konularda gerekse finansal tablolar hakkında sorulacak soruları yanıtlayacak yetkililer ile denetçi toplantılarda hazır bulunmaktadır. Şirket yönetimine yönlendirilecek soruları yanıtlamak üzere Yönetim Kurulu üyelerinin tamamı toplantıya iştirak etmektedirler. Pay sahiplerince verilen öneriler genel kurul gündemine alınmakta ve görüşülmektedir. Genel Kurul Toplantısında cevaplandırılamaması sebebiyle, Pay Sahipleri İle İlişkiler Birimi tarafından yazılı olarak cevaplandırılması istenen bir soru olmamıştır. Toplantıda pay sahipleri tarafından gündem önerisi verilmemiştir.

Şirketimizin bağış ve yardımlara ilişkin politikası ve yapılacak bağışların üst sınırı belirlenerek, bununla ilgili Esas Sözleşme değişikliği ile birlikte Genel Kurul onayına sunulmuş olup; Genel Kurul tarafından bağışların üst sınırı 200.000 TL olarak belirlenmiştir.

 

 

4. GENERAL ASSEMBLY MEETINGS

Year 2016 Ordinary General Assembly Meeting of our Company was held on April 27, 2017. The call for the General Assembly meeting was duly published as required by the applicable laws and the Articles of Association of the Company and in a way to contain the agenda of the meeting in the Turkish Trade Registry Gazette No 9299, dated April 5, 2017 as well as in April

5, 2017 issue of the national daily Milliyet. The invitation was also sent to each of the registered shareholders to notify them about the date and time of the meeting and posted on the www.ayen.com.trwebsite of our Company 21 days before the date of the meeting by including all the necessary information. The quorum for meeting and resolution in General Assembly Meetings is specified in Article 13 of the Articles of Association. According to this, General Assembly Meetings and the quorum for resolution during these meetings are subject to the provisions of the Turkish Commercial Code.

The attendance of 50% of Class (A) Shareholders is sought for resolution quorum during General Assembly meetings. Of the total number of 17.104.230.000 shares representing a capital of TL 171.042.300; 112.415.310 shares with a nominal value of TL 1.124.153,10 were represented in person and 14.535.350.115 shares with a nominal value of TL 145.353.501,15 were represented by proxy in the 2016 Ordinary General Assembly Meeting of our Company. Therefore, it was determined that 14.647.765.425 shares of the Company, representing a capital of TL 146.477.654, 25 Turkish liras were represented at the meeting and the meeting quorum availability was recorded as maintained. Requests were made to the Ministry of Energy and Natural Resources and to the Capital Market Board for the attendance of their representatives at ordinary General Assembly meeting; however, the representatives of the Ministry of Energy and Natural Resources and the Capital Market Board did not attend the meeting in the capacity of Observers. No media representative attended the meeting either.

The General Assembly Meeting was also held in electronic environment pursuant to the provisions of the "Regulation on General Assembly Meetings to be Held in Electronic Environments in Joint Stock Companies", which was issued based on Article 1527 of the Turkish Commercial Code no 6102. Our shareholders, who were members of the Electronic General Assembly System (EGKS) attended the meeting and casted their votes electronically. No requests for information or questions were received from our shareholders who attended the meeting via the Electronic General Assembly System.

The announcement concerning the call for meeting and the documents and information related to the matters to be discussed at the meeting were posted on the website of our Company and the annual report for the accounting period was made available for the information of the shareholders at the central office of the Company three weeks before the meeting. The information related to the Independent Members to be elected to the Board of Directors were posted on the website of the Company.

Our shareholders are allowed to ask questions during the General meetings of our company outside the scope of the meeting agenda. Authorized persons and the auditor are present during these meetings to answer the questions to be asked related to both technical matters and financial statements. All members of the Board of Directors also attend the meetings to respond to the questions to be directed to the Company management. Any proposals submitted by the shareholders are included in the agenda and discussed. There were no questions that were requested to be answered in writing by the Shareholder Relations Unit because they were not answered at the General Assembly Meeting. No agenda items were proposed by the shareholders during the meeting.

The policy of our Company related to donations and aids and the cap for the donations to be made were determined and they were submitted to the General Assembly for approval together with the relevant Articles Association amendment. The cap for donations was determined to be TL 200,000 by the General Assembly.

 

5. OY HAKLARI VE AZINLIK HAKLARI

Şirket kurucularına ait A grubu paylar üzerinde oy hakkı imtiyazı bulunmaktadır. Genel Kurul Toplantılarında (A) grubu hissedarların 1 (bir) adet pay karşılığı 15 (on beş), (A) grubu dışındaki hissedarların 1 (bir) adet pay karşılığı 1 (bir) oy hakkı bulunmaktadır.

Şirketimizde karşılıklı iştirak halinde hâkim ortak bulunmamaktadır. Şirketimizin Esas Sözleşmesinde azınlık payların yönetimde temsiline ve birikimli oy kullanımına ilişkin bir hüküm bulunmamaktadır. Sermaye Piyasası mevzuatına göre uygulama ihtiyaridir. Bu nedenle şirketimiz genel kurullarında birikimli oy kullanılmamaktadır.

Bir takım kararların süratle alınması gereği ve uygulamasında zorluklar bulunması nedeniyle azınlık paylar yönetimde temsil edilmemektedir.



5.VOTING RIGHTS AND MINORITY RIGHTS

Class A shares owned by the founders of the Company contain voting right privileges. Class (A) shareholders have 15 (fifteen) voting rights per share at General Assembly meetings while the remaining shareholders have only one voting right per share.

None of the majority shareholders is an affiliate of our Company. The Articles of Association of the Company does not contain any provisions stipulating the representation of minority interests in the management or cumulative voting rights granted to minority shareholders. This is an arbitrary practice pursuant to the Capital Market legislation. Therefore, no cumulative voting rights are exercised at the general assembly meetings of our Company.

Due to the need for some resolutions to be taken rapidly and because of some difficulties in practice, minority shares are not represented in management.

 

6. KAR PAYI HAKKI

Şirketimizin kar dağıtım politikası; şirketin likidite durumu, yapılmakta olan yatırımların finansman ihtiyacı ve bağlı ortaklıklara olan sermaye taahhütleri göz önünde bulundurularak, Türk Ticaret Kanunu, sermaye piyasası mevzuatı ve ana sözleşme hükümleri çerçevesinde belirlenmektedir. Şirket karından vergi ve yasal yükümlülükler ile yasal yedekler ayrıldıktan sonra kalan kısmın dağıtılıp dağıtılmayacağı ya da ne kadarının dağıtılacağı yukarıda belirtilen kriterlere göre Genel Kurul tarafından kararlaştırılmaktadır. Karın dağıtılması yönünde karar verildiğinde en geç Genel Kurul tarihinden 30 gün sonra gerçekleştirilmektedir. Kara katılım konusunda pay sahipleri arasında imtiyaz bulunmamaktadır.

27 Nisan 2017 tarihinde yapılan 2016 yılına ait Olağan Genel Kurul Yönetim Kurulu'nun "Kar'ın Dağıtılmaması" yönünde aldığı teklif kararını 146.477.654,25 TL kabul oyu ile onaylamıştır.

 

6. DIVIDEND RIGHTS

The dividend payout policy of our Company is determined within the framework of the Turkish Commercial Code, the Capital markets legislation, and the provisions of the Articles of Association, by taking into consideration the liquidity position of our Company, the financing requirements of the investments being realized, and the capital commitments in affiliates. Whether or not the portion remaining portion, after taxes and legal obligations as well as legal reserves are deducted from the Company profit, will be distributed or the amount of such distribution is decided by the General Assembly based on the above mentioned criteria. In case dividend is decided to be distributed, this distribution should be realized within no later than 30 days after the date of the General Assembly meeting. There are no privileges among shareholders with respect to participation in dividend.

The 2016 Ordinary General Assembly held on April 27, 2017 have accepted and approved the decision proposal of the Board of Directors with TL 146.477.654, 25 of acclamation for "not to distribute the profit".

 

7. PAYLARIN DEVRİ

Şirketimizin esas sözleşmesinde pay devrini kısıtlayan hükümler bulunmamakla birlikte nama yazılı hisselerin devrinde Yönetim Kurulu kararı aranmaktadır. 6012 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun nama yazılı pay devirlerinin "Önemli Sebepler dışında zorlaştırılamayacağını hüküm altına alması sebebiyle, şirket Esas Sözleşmesindeki bu hüküm 08.05.2013 yılında yapılan 2012 yılı Olağan Genel Kurulu'nda Esas Sözleşme Tadil Metni ile birlikte kabul edilmiştir.

7. TRANSFER OF SHARES

Even though there are no provisions restricting the transfer of shares in the Articles of Association of our Company, a resolution of the Board of Directors is sought for the transfer of registered shares. Since the Turkish Commercial Code No 6102 stipulates that the transfer of registered shares could not be made difficult except for "Important Reasons", this provision in the Articles of Association of the Company was accepted with the Articles of Association Amendment Text at the 2012 General Assembly Meeting held on May 08, 2013.


BÖLÜM II - KAMUYU AYDINLATMA VE ŞEFFAFLIK

8. ŞİRKET BİLGİLENDİRME POLİTİKASI

Şirketimizin bilgilendirme politikası, yasal mevzuat ile belirlenenler dışında önemlilik esasına dayanır. Kamuya yapılan açıklamalar öncelikle Kamuyu Aydınlatma Platformu'nda (KAP) ve gerek duyuldukça basın yoluyla yapılmaktadır. Basın kuruluşlarıyla, talep edilmesi halinde, herhangi bir periyoda dayanmaksızın ve gerek duyuldukça görüşme yapılmaktadır. Bilgilendirme politikalarını Kurumsal Yönetim Komitesi belirlemektedir. Bilgilendirme politikasının yürütülmesinden "Ortaklık ve Pay Sahipleri ile İlişkiler Birimi" sorumludur.

Şirketimiz Sermaye Piyasası Kurulu'nu Seri:II-15.1 sayılı Tebliğ'i çerçevesinde esasları belirlenen İçsel Bilgilerin Kamuya Açıklanmasına ilişkin kurallar çerçevesinde, tasarruf sahiplerinin kararlarını veya sermaye piyasası araçlarının değerini etkileyebilecek öneme sahip, basın-yayın organları veya kamuoyunda çıkan, daha önce şirketimiz tarafından herhangi bir yolla kamuya açıklanmış bilgilerden farklı içerikte bilgiler ve söylenti ortaya çıkması durumunda, Tebliğ’in 18. Maddesi uyarınca ortaklarımızın ve yatırımcıların daha hızlı ve güvenilir bilgi edinmesini teminen medya takip firmaları ile anlaşma yapılmış olup; basın-yayın organları ve önemli internet siteleri ve haber ajansları sürekli takip edilmektedir.

Şirket, yatırımcıların yatırım kararlarını etkileyecek ve tahminlere dayanan geleceğe yönelik bilgileri, yatırımcı haklarını gözeterek açıklamamayı benimsemektedir.


SECTION II - PUBLIC DISCLOSURE AND TRANSPARENCY

8. COMPANY DISCLOSURE POLICY

The disclosure policy of our company is based on the principle of materiality, excluding those determined with the legislation. Statements made to public are primarily disclosed on the Public Disclosure Platform (PDP) and through the press, when necessary. Meetings are held with press organizations if requested and when required, without being based on certain period intervals. Disclosure policies are determined by the Corporate Governance Committee. The "Shareholding and Shareholder Relations Unit" is responsible for carrying out the Disclosure policy.

Within the framework of the rules concerning Disclosure of Internal Information, the principles concerning which were determined within the context of the Communique Serial II No 15.1 issued by the Capital Markets Board, our Company made an agreement with media tracking companies in order to enable our shareholders and investors to obtain more reliable information in a faster manner pursuant to Article 18 of the Communique in case of the emergence of any information or rumors, which are important enough to influence the decisions of account owners and affect the value of capital market instruments and the contents of which are different from the information covered by press and media and previously disclosed to the public by our Company in any manner whatsoever; and the media and important websites as well as news agencies are continuously monitored.

The Company prefers not to disclose any information about the future, which might affect the investment decisions of investors and which is based on estimations, to protect the interests of the investors.

9. ŞİRKET İNTERNET SİTESİ VE İÇERİĞİ

Şirketimizin İnternet adresi www.ayen.com.tr' dir. Bu adresten şirketimize ait bütün bilgilere erişilebilmektedir. İnternet sitesinde, şirketimizin ticaret sicil bilgileri, Şirket Ana sözleşmesi, ortaklık ve yönetim yapısı, yıllık faaliyet raporları, periyodik mali tablo ve raporlar, Geçici Vergi Beyannamesi eki mali tablolar, bağımsız denetim ve denetçi raporları, şirketin üretim ve yatırım faaliyetleri, Özel Durum Açıklamaları, bağlı ortaklıklara ait bilgiler bulunmaktadır.

İmtiyazlı paylara ait bilgiler, değişikliklerin yayınlandığı ticaret sicil gazetelerinin tarih ve sayıları ile birlikte şirket ana sözleşmesinin son hali, genel kurul toplantılarının gündemi, katılanlar cetveli ve toplantı tutanakları, vekâleten oy kullanma formu, sermaye piyasası araçlarının değerine etki edebilecek önemli yönetim kurulu kararları ve sıkça sorulan sorular başlığı altında şirkete ulaşan bilgi taleplerine cevap olacak şekilde internet sitemize eklenmiştir.

9. COMPANY WEBSITE AND ITS CONTENTS

The website of our Company is www.ayen.com.tr All information related to our Company may be accessed from this website. This websitecontains the trade registry information of our Company, its Articles of Association, shareholding and management structure, annual reports, periodic financial statements and reports, financial statements that constitute the attachments of the Provisional Tax Return, independent audit and auditor's reports, generation and investment operations of the Company, Material Disclosures, and the information related to its subsidiaries.

The information concerning privileged shares, the final form of the Articles of Association of the Company along with the dates and numbers of trade registry gazettes in which the amendments were published, the agendas of General Assembly meetings, the lists of participants and the minutes of meetings, the sample form for voting by proxy, important resolutions of the Board of Directors that might affect the values of capital market instruments, and the information requests, questions and denunciations that reach the company under frequently asked questions as well as the answers provided for them are all posted on our website.


 

10. FAALİYET RAPORU

Yönetim Kurulu tarafından hazırlanan ara dönem faaliyet raporlarında Kurumsal Yönetim İlkelerinden döneme ilişkin olanlara yer verilmektedir. Yıllık Faaliyet Raporunda ise ayrı bir bölüm olarak Kurumsal Yönetim İlkeleri yer almaktadır.

 

10.ANNUAL REPORT

Interim reports prepared by the Board of Directors include Corporate Governance Principles in so far as they are related to the reporting period. In the Annual Report, Corporate Governance Principles are included as a separate section

 

BÖLÜM III - MENFAAT SAHİPLERİ

11. MENFAAT SAHİPLERİNİN BİLGİLENDİRİLMESİ

Şirketimiz menfaat sahipleri ile ilgili olarak, gerek şirket faaliyetleri ve gerekse kamuyu aydınlatma süreçlerinde Sermaye Piyasası Kanunu, Türk Ticaret Kanunu, Vergi Kanunları ve ilgili diğer kanunlar çerçevesinde Özel Durum Açıklamaları ile gerekli bilgilendirmeleri yapmaktadır. Şirketimiz menfaat sahiplerini bilgilendirmede dürüstlük, güvenilirlik ve açık olmayı ilke edinilmiştir. Şirketimizin menfaat sahiplerinin, şirketimizin faaliyetleri ile ilgili bilgiyi alabilmelerine olanak sağlanmıştır. Gerek şirketimizin İnternet sitesinden, gerek telefon ya da e-posta yoluyla veya şirketimize bizzat gelerek ilgilisiyle görüşmek suretiyle şirketimizin faaliyetleri ile ilgili her türlü bilgiyi almak olanaklıdır.

Henüz özel durumu açıklanmamış ya da henüz kamuya duyurulmamış konular dışında şirketin faaliyetleri, mali durumu, hedefleri ve şirketi ilgilendiren bütün konularda, konunun bizzat yetkilisinden ya da "Ortaklık ve Ortaklarla İlişkiler Birimi"nden, gerektiğinde şirketin Yönetim Kurulu üyelerinden bilgi alınabilir. Ayrıca şirketimizin her yıl düzenlenen faaliyet raporu, talep eden herkese gönderilmekte ve İnternet sitemizde yayımlanmaktadır.

Şirketimizin menfaat sahiplerinin bütün öneri ve talepleri şirketimiz yönetimi tarafından değerlendirilmekte, sonuçları hakkında kendilerine bilgi verilmektedir. İstatistik veri tutulmamakla beraber 2017 yılı içinde şirketimiz internet sitesi kanalı başta olmak üzere çok sayıda yazılı ve sözlü bilgi talepleri SPK mevzuatına uygun olarak ve Özel Durum Açıklamaları ile daha önce kamuoyuna duyurulmuş açıklamalar çerçevesinde değerlendirilerek ve Ticari Sır niteliğinde olanlar dışında karşılanmaktadır.

Bu husus ile ilgili olarak; Pay Sahipleri İle İlişkiler birimimiz, 2014 yılında oluşturulan Kurumsal Yönetim Komitesi ile koordinasyon halinde, menfaat sahiplerinden gelecek bilgi taleplerini karşılamak üzere çalışmalar yapmaktadır.

 

SECTION III - STAKEHOLDERS

11. INFORMING STAKEHOLDERS

With respect to stakeholders, our Company makes the Material Disclosures and performs the necessary informing during both the company operations and the disclosure process within the framework of the Capital Markets Law, the Turkish Commercial Code, Tax Laws and other relevant legislation. Our company has adopted the principles of integrity, reliability and transparency in informing the stakeholders. Every opportunity has been provided in order to enable the stakeholders of our Company to obtain all kinds of information related to our operations. It is possible to obtain all kinds of information regarding the operations of our Company both from the website and by telephone or e-mail or by coming to our Company in person and talking to the relevant person.

Information may be obtained directly from the person in charge or the "Shareholding and Shareholder Relations Unit" and from the members of the Board of Directors when necessary, regarding the operations, the financial position, targets and all other matters concerning the Company, except for those the material condition of which were not stated or announced to the public. Besides, the annual report of our Company, which is issued every year, is sent to all the persons, who make a request and also posted on our Company website.

All recommendations and requests of the stakeholders of our Company are evaluated by our Company management and the relevant persons are informed about the results of such evaluations. Although specific statistical data are not compiled on the matter, a large number of written and oral information requests, which were received especially through the website of our company in 2017, were satisfied and answered after being evaluated in compliance with the Capital Market legislation and within the framework of the statements previously announced to public through Material Disclosures, except for those in the nature of trade secrets.

In relation with this matter, our Shareholder Relations Unit continues to work in coordination with the Corporate Governance Committee formed in 2014 to meet the information requests to be received from the stakeholders.


 

12. MENFAAT SAHİPLERİNİN YÖNETİME KATILIMI

Menfaat sahiplerinin yönetime katılması, süratle alınması gereken bir takım kararları geciktirebileceği ve şirket faaliyetlerine engel olunabileceği nedeniyle mümkün olmamaktadır. Gerek şirketimizin açıklık politikası, gerek faaliyetlerinin şeffaflığı ve gerekse şirket işlerinin sadeliği, menfaat sahiplerinin yönetime katılmasını gerektirmemektedir. Şirketimizin faaliyetleri konusunda, kamuya yapılan açıklamalar, şirketimizin İnternet sitesi ve fiilen genel kurullara katılımlarda menfaat sahipleri yererli şekilde bilgilendirilmekte ve menfaat sahiplerinin önerileri yönetimce dikkate alınmaktadır. Gerek genel kurul toplantılarında ve gerekse toplantı haricinde şirket yönetimine yapılan öneriler, dikkat ve titizlikle incelenmekte ve varılan sonuç konusunda öneri sahibi bilgilendirilmektedir.

  

12. STAKEHOLDER INVOLVEMENT IN MANAGEMENT

Involvement of the stakeholders in management is not possible, since it might delay some decisions that should be taken swiftly and hinder the operations of the Company. Neither the transparency policy of our Company, nor the transparency of its activities, and the simplicity of the Company affairs require the involvement of stakeholders in management. Stakeholders are sufficiently informed about the operations of our Company with the statements announced to the public, through the website of our Company and

their personal participation in general assembly meetings; and their recommendations are taken into consideration by the management as well. Recommendations made to the Company management both during and outside General Assembly meetings are examined with great care and due diligence and the relevant recommendation owner is informed about the result.

 

 

13. İNSAN KAYNAKLARI POLİTİKASI

Şirketimizin insan kaynakları politikaları, eğitime, gelişmeye, performansa, beceriye, sadakate ve eşitliğe dayalı olarak belirlenmektedir. Gerek işe alım politikaları ve gerekse kariyer planlamasında bu kriterler esas teşkil etmektedir: Çalışanlar ile ilgili olarak alınan kararlar veya çalışanları ilgilendiren gelişmeler çalışanlara veya temsilcilerine bildirilmektedir.

Şirket çalışanlarının görev tanımları ve dağılımı ile performans ve ödüllendirme kriterleri yöneticiler tarafından belirlenmekte ve çalışanlara duyurulmaktadır.

Çalışanlara verilen ücret ve diğer menfaatlerin belirlenmesinde verimliliğe ve insan kaynakları politikalarını oluşturan yukarıda belirtilen kritere dikkat edilmektedir.

Çalışanlar için güvenli çalışma ortam ve koşulları sağlanmakta ve bu ortam ve koşullar sürekli olarak iyileştirilmektedir. Çalışanlar arasında ırk, din, dil ve cinsiyet ayrımı yapılmamakta, insan haklarına saygı gösterilmekte ve çalışanların şirket içi fiziksel, ruhsal ve duygusal kötü muamelelere karşı korunması için gerekli önlemler alınmaktadır.

Şirketimizin Üretim Birimlerinde güvenli çalışma ortamının sağlanması en çok önem verilen konuların başında gelmektedir İşçi sağlığı ve iş güvenliği yönetmeliklerinde belirtilen tedbirlere ilave olarak; çalışanlarımız ayrıca yetkili kuruluşlarda eğitime gönderilmektedir.

 

13. HUMAN RESOURCES POLICY

The human resources policies of our Company are determined based on education, development, performance, skills, loyalty, and equality. These criteria constitute the basis for both recruitment policies and career planning. Any decisions taken related to the employees or any developments that concern them are notified to the employees or their representatives.

Job descriptions and distribution of duties as well as performance and reward criteria are determined by the managers and announced to the employees.

Productivity and the criteria given above, which constitute the human resources policies, are taken into consideration in determining the wages and other benefits provided to the employees.

Safe work environment and conditions are provided for employees and such environment and conditions are continuously improved. Employees are not discriminated based on their race, religion, language or gender, human rights are respected, and the necessary measures are taken in order to protect the employees against physical, mental and emotional abuse within the Company.

Providing a safe working environment in generation Units of our Company constitute one of the most important issues for our Company. Our employees are sent to training in authorized organizations in addition to the measures defined in occupational health and safety regulations.


 14. ETİK KURALLAR VE SOSYAL SORUMLULUK

Yönetim kurulunca oluşturulan etik kurallar bütün şirket çalışanları tarafından benimsenmiş ve kurallara uyulması ile ilgili önlemler şirket tarafından alınmıştır.

Şirket yöneticileri ve çalışanları, şirket hakkındaki gizli ve kamuya açık olmayan bilgiyi kendileri veya başkaları lehine kullanamaz, şirket hakkında yalan, yanlış, yanıltıcı, mesnetsiz bilgi veremez, haber yayamaz ve yorum yapamazlar Yöneticiler, şirket işleri ile ilgili olarak doğrudan veya dolaylı hediye kabul edemez ve haksız menfaat sağlayamazlar. Şirketin ticari sır niteliğinde olan bilgilerinde gizlilik esastır, açıklanamaz.

Şirketimiz, sosyal sorumluluklarına karşı duyarlıdır. Çevreye, tüketiciye, kamu sağlığına ilişkin düzenlemeler ile etik kurallara uyulmaktadır.

Bu kurallar çerçevesinde şirketimiz yatırımlarını yenilenebilir enerji kaynaklarına yönlendirmiştir. Şirketimize ait yatırımların her biri birer çevre dostudur. Bu yüzden şirketimiz çevreyi kirletici, coğrafyanın doğal ve tarihi dokusuna zarar vermeyen doğal ve yenilenebilir enerji kaynaklarından enerji üretmektedir. Şirketimiz doğal ve yenilenebilir kaynaklardan enerji üretmekle bir yandan çevre dostu olmak, bir yandan da ülkemiz kaynaklarının ekonomiye kazandırılması gibi bir misyonu da üstlenmektedir.

Şirketimiz aleyhine, kuruluşundan bugüne çevreye zarar verilmesi yüzünden hiçbir dava açılmamıştır. Şirketimizin yaptığı bütün yatırımlarında çevresel etki değerlendirme raporları mevcuttur.

14. CODES OF CONDUCT AND SOCIAL RESPONSIBILITY

The codes of conduct established by the Board of Directors have been adopted by all company employees and the measures for compliance with such codes have been taken by the Company

Company executives and employees may not use the confidential information that is not open to public in favor of themselves or others, may not provide information, disseminate news or make comments about the Company that are false, incorrect, misleading, or unsupported. The executives may not accept direct or indirect gifts related to the Company operations and obtain unfair advantages. Information belonging to the Company that is in the nature of trade secrets is confidential and may not be disclosed.

Our Company is keen on its social responsibilities. Regulations concerning the environment, consumers, and public health as well as ethical rules are respected.

Within the framework of these rules, our Company has directed its investments towards renewable energy sources. Each of the investments belonging to our Company is environment friendly. Because of this, our Company generates energy from natural and renewable energy sources that do not pollute the environment or damage the natural and historical texture of the geography. By generating energy from natural and renewable sources, our Company is both environmentally friendly and undertakes the mission of providing the economy with the natural resources of our country.

No lawsuits have been filed against our Company for damaging the environment since its foundation. Environmental Impact Assessment reports are available for all investments of our Company.

As a result of the importance and value it places on the environment, our Company has taken a forestland with an area of 1,505 decares in Ankara -Kızılcahamam under protection and provided our country, whose forests are being continuously destroyed, with a valuable forest by planting hundred thousands of trees on this land.

Detailed information about our social responsibility projects is provided in the relevant sections of our annual reports.

BÖLÜM IV - YÖNETİM KURULU

15. YÖNETİM KURULUNUN YAPISI VE OLUŞUMU

Şirketimiz Yönetim Kurulu, 5 (beş) üyesi (A ) grubu paylara sahip ortaklardan olmak üzere en az 7 (yedi) kişiden oluşan ve genel kurul tarafından seçilen üyelerden oluşmaktadır.

Yönetim Kurulu'nda 1 (bir) bayan üye bulunmaktadır.

Bağımsız Yönetim Kurulu Üyeleri dışındaki üyeler İcracı konumundadır.

Bağımsız Yönetim Kurulu Üyelerinin Bağımsızlık Beyanları Uyum Raporu'nun sonunda verilmiştir.

Yönetim kurulu üyeliklerine prensip olarak, yüksek bilgi ve beceri düzeyine sahip, nitelikli, belli bir tecrübe ve geçmişe sahip ayrıca enerji sektörünü tanıyan ve enerji piyasası hakkında bilgi sahibi olan kişiler aday gösterilmekte ve seçilmektedir. Ancak buna ilişkin genel esaslar şirket esas sözleşmesinde yer almamaktadır.

Her ne kadar ana sözleşmede belirtilmemiş bile olsa, yönetim kuruluna aday gösterilen kişiler sermaye piyasası mevzuatı, sigortacılık mevzuatı, bankacılık mevzuatı, kara paranın aklanmasının önlenmesine dair mevzuat ile ödünç para verme işleri hakkında mevzuata aykırılıktan ve/veya taksirli suçlar hariç olmak üzere affa uğramış olsalar dahi ağır hapis veya beş yıldan fazla hapis yahut zimmet, nitelikli zimmet, irtikap, rüşvet, hırsızlık, dolandırıcılık, sahtecilik, inancı kötüye kullanma, dolanlı iflas gibi yüz kızartıcı suçlar ile istimal ve istihlak kaçakçılığı dışında kalan kaçakçılık suçları; resmi ihale ve alım satımlara fesat karıştırma veya devlet sırlarını açığa vurma, vergi kaçakçılığı veya vergi kaçakçılığına teşebbüs ya da iştirak suçlarından dolayı hüküm giymemiş olanlar arasından seçilmektedirler. Yönetim kurulu üyeliğine aday gösterilenler, mali tablo ve raporları okuyabilip analiz edebilme yetisine, şirketin gerek günlük, gerek uzun vadeli işlemlerinde ve tasarruflarında tabi olduğu hukuki düzenlemeler hakkında temel bilgiye ve seçildiği dönem için öngörülen toplantıların tamamına katılma olanağına ve kararlılığına sahip olan kişilerdir.

  

SECTION IV - BOARD OF DIRECTORS

15. STRUCTURE AND FORMATION OF THE BOARD OF DIRECTORS

The Board of Directors of our Company comprises of at least 7 (seven) members, elected by the General Assembly, of whom 5 (five) are nominated among Class (A) shareholders.

There is 1 (one) female member in the Board of Directors of our Company.

Except for the independent members of the Board of Directors, all members of the Board of Directors are in Executive position.

The Statements of Independence of the Independent Members of the Board of Directors are provided at the end of the Report on Compliance with Governance Principles.

In principle, people with a high level of knowledge and skills, who are qualified and who have a certain level of experience and background, and in addition, who are familiar with the energy sector and has knowledge of the energy market are nominated as candidates and elected as Board of Directors' Members. However, general principles in this regard are not included in the Articles of Association of the Company.

Even if not specified in the Articles of Association, the people nominated as Board of Directors' member candidates are selected among those who were not convicted of violating the capital markets legislation, the insurance legislation, the banking legislation, the legislation concerning the prevention of money laundering and the legislation on lending money and/ or who were not sentenced to heavy imprisonment or imprisonment for more than five years, except for negligent offenses, even if they were pardoned, or who were not convicted for disgraceful offenses such as embezzlement, extortion, peculation, bribery, theft, forgery, swindling, breach of trust, fraudulent bankruptcy, and smuggling other than smuggling for use and consumption; or for acting in conspiracy in official tenders and buying and selling transactions or disclosing state secrets, for tax evasion or attempting to or taking part in tax evasion. Those who are nominated as Board of Directors' members are the people with the ability to read and analyze financial statements and reports, has the basic knowledge on the legal regulations, to which the Company is subject both in its daily operations and on long term transactions and dispositions, and the possibility and decisiveness to participate in all the meetings projected for the period they are elected in.


 

.16. YÖNETİM KURULUNDA OLUŞTURULAN KOMİTELERİN

SAYI, YAPI VE BAĞIMSIZLIĞI

Sermaye Piyasası Kurulunun Seri II-17,1 sayılı Kurumsal Yönetim İlkelerinin Belirlenmesine ve Uygulanmasına İlişkin Tebliği'ne uygun olarak, Yönetim Kurulumuz bünyesinde oluşturulan Komiteler ve üyeleri aşağıdaki gibidir

 

 

16. NUMBERS, STRUCTURES, AND INDEPENDENCE OF THE

COMMITTEES ESTABLISHED WITHIN THE STRUCTURE OF THE BOARD OF DIRECTORS

In accordance with the Communique of the Capital Markets Board with Serial no: II-17.1 on the Determination and Implementation of the Corporate Governance Principles, our Committees established within the body of the Board of Directors and their members are listed as follows.


 

Denetim Komitesi / Audit Committee

Kadir Nejat Ünlü

Başkan / Chairman

Bağımsız Yönetim Kurulu Üyesi

Board of Directors Member

Independent

Metin Bostancıoğlu

Üye / Member

Bağımsız Yönetim Kurulu Üyesi

Board of Directors Member

Independent

 

Metin Bostancıoğlu

Başkan / Chairman

Bağımsız Yönetim Kurulu Üyesi

Board of Directors Member

Independent

Mehmet Aydıner

Üye / Member

Yönetim Kurulu Üyesi / Board Member

Turgut Aydıner

Üye / Member

Yönetim Kurulu Üyesi / Board Member

Ahmet Alan

Üye / Member

 

Riskin Erken Saptanması ve Teşhisi Komitesi / Early Detection and Assessment of Risk Committee

Metin Bostancıoğlu

Başkan / Chairman

Bağımsız Yönetim Kurulu Üyesi

Board of Directors Member

Independent

Ayşe Tuvana Aydıner Kıraç

Üye / Member

Yönetim Kurulu Üyesi / Board Member


Aday Gösterme Komitesi ve Ücret Komitesinin görevlerini Kurumsal Yönetim Komitesi yürütmüştün Komitelerin çalışma esas ve usulleri gözden geçirilerek yazılı hale getirilmiş ve yayımlanmıştır"

Kurumsal Yönetim Tebliği'nin (Seri II-17.1) 11. Maddesi gereği "Yatırımcı İlişkiler Bölümü" kurulmasına, bölüm yöneticisi olarak "Kurumsal Yönetim Derecelendirme Uzmanlığı Lisansına sahip Ahmet ALAN' ın görevlendirilmesine ve doğrudan Genel Müdür'e bağlı olarak çalışmasına karar verilmiştir.

Denetim Komitesi 2017 faaliyet döneminde 5 kez toplanmıştır. Bu toplantıların 4'ü Yıllık ve Ara Dönem Finansal Raporların denetimi ve kabulüne ilişkin olarak yapılmış; Finansal tabloların kabulü yönünde rapor hazırlanarak Yönetim Kurulu'na sunulmuştur.

Konsolidasyon kapsamındaki tüm şirketlerin solo mali tabloları ve bu mali tabloların konsolide edilmesi sorumluluğu Ayen Enerji A.Ş.'nin Mali İşler bölümüne aittir. Denetim Koordinatörlüğü ve üst yönetim tarafından gerçekleştirilen risk değerlendirme çalışmaları neticesinde denetlenmesi öngörülen mali işler süreçlerinin denetimi Denetim Koordinatörlüğünün sorumluluğundadır. Ayrıca, Ayen Enerji A.Ş.'nin her yıl hazırlanan konsolide mali tabloları bağımsız denetimden geçmektedir.

Diğer Toplantı ise Denetim Komitesi Çalışma Esas ve Usulleri'nin belirlenmesine yönelik olarak yapılmış ve belirlenen esas ve usuller kabul edilerek Yönetim Kurulu'na rapor edilmiştir.

Kurumsal Yönetim Komitesi 2017 faaliyet döneminde 2 adet toplantı yapmıştır.

Sermaye Piyasası Kurulu'nun Seri: ll-17,1 Sayılı tebliği gereği yapılan 2016 Olağan Genel Kurul toplantısında görüşülmek üzere halen bağımsız yönetim kurulu üyesi olarak görev yapan Sn. Metin BOSTANCIOĞLU ve Sn. Kadir Nejat ÜNLÜ'nün gereken kriterleri taşıdığı değerlendirilerek, aday gösterilmesi yönünde yönetim kuruluna sunulmuştur.

 

 

 

The duties of the Nomination Committee and the Remuneration Committee have been fulfilled by the Corporate Governance Committee. The working principles and procedures of the committees were reviewed, put into writing, and published.

Under the Corporate Governance Principles Communique (Serial II-17.1) Article 11, it was decided to establish an "Investor Relations

Department" and assign Ahmet Alan who holds "Corporate Governance Rating Specialty License" as the department manager under direct supervision of the General Manager

The Audit Committee was gathered 5 times during 2017 reporting period. Four of these meetings were held in relation with the auditing and acceptance of the Interim Financial Reports; a report for approval of the financial statements was prepared and submitted to the Board of Directors.

Responsibility for solo financial statements of all companies under consolidation as well as consolidating these financial statements belong to the Finance department of Ayen Enerji A.Ş. Responsibility for auditing financial works processes that require audits as per risk assessment studies by the Audit Coordination Management and senior management belongs to the Audit Coordination Management. Furthermore, consolidated financial statements prepared annually by Ayen Enerji A.Ş. are also subject to independent audit.

The other meeting was held concerning the principles and procedures of the Audit Committee conduct and the adopted principles and procedures were reported to the Board of Directors.

The Corporate Governance Committee held 2 meeting during the 2017 reporting period.

It was assessed and presented to the Board of Directors that Mr. Metin BOSTANCIOĞLU and Mr Kadir Nejat ÜNLÜ who are acting independent members hold required criteria and their nominations shall be deliberated at the 2016 Ordinary General Assembly Meeting according to the Communique Serial ll-17, Number 1 of the Capital Market Board.


  

17. YÖNETİM KURULUNUN FAALİYET ESASLARI

Yönetim kurulu toplantıları, şirket işlerinin gerektirdiği zamanlarda yapılır. Yönetim kurulu üyeleri çoğunlukla bir arada olmaları nedeniyle toplantıya davetle ilgili prosedür uygulanmamakta, gerektiği anda toplantıya fiilen katılım sağlanmaktadır. Aylık performans toplantılarında yönetim kurulu şirket faaliyetleri hakkında detaylı olarak bilgilendirilmektedir.

      Yönetim Kurulu'nda her üyenin 1 (bir) oy hakkı vardır.

      Kararlar, toplantıya katılanların çoğunluğu ile alınır.

      Yönetim kurulu 2017 yılında 19 kez toplanmış, toplantılara ekseriyetli katılım sağlanmış ve kararlar oy birliği ile alınmıştır.

      Yönetim Kurulu'nun 2017 faaliyet dönemi içinde yaptığı toplantılarda Karşı Oy kullanılmamıştır.

      2017 faaliyet dönemi içinde bağımsız yönetim kurulu üyelerinin onaylamadığı herhangi bir ilişkili taraf işlemi veya önemli nitelikte işlem bulunmamaktadır.



17.PRINCIPLES OF OPERATION OF THE BOARD OF DIRECTORS

Board of Directors meetings are held whenever the business activities of the Company require. Since the members of the Board of Directors are often together, the procedure regarding the call for meeting is not applied and active participation in the meetings is achieved whenever necessary. The Board of Directors is informed in detail about the operations of the Company during monthly performance meetings.

      Each member has 1 (one) voting right in the Board of Directors.

      Resolutions are taken by simple majority of those attending the meeting.

      The Board of Directors met 19 times in 2017 reporting period, majority participation by the members was achieved and the resolutions were passed by unanimous vote.

      No dissenting votes were casted during the meetings held by the Board of Directors within the 2017 reporting period.

      There are no related party transactions or significant transactions that are not approved by independent board members within the 2017 operational period.



 

 18. RİSK YÖNETİMİ VE İÇ KONTROL MEKANİZMASI

Şirketimiz, enerji üretim faaliyetinde bulunması nedeniyle, faaliyetleri konusunda Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığı ve Enerji Piyasası Düzenleme Kurulu'nun mevzuat ve düzenlemelerine tabidir. Şirketin yatırım ve işletme giderleri ile diğer faaliyetleri bu kurumlar tarafından incelenmektedir. Ayrıca lisans sahibi işletmeler Enerji Piyasası Kurulu'nca bağımsız denetlemeye tabi tutulmaktadır.

Grup bünyesinde tespit edilen mevcut riskler ve yönetimi aşağıdaki gibi detaylandırılmıştır.

Operasyonel riskler

Müşteri kaynaklı riskler

Yamula HES işletmesinin ürettiği elektrik enerjisinin tamamı Türkiye Elektrik Ticaret ve Taahhüt AŞ’ne (TETAŞ) satılmaktadır. TETAŞ üretilen elektrik enerjisi için alım garantisi vermektedir.

Enerji bedelleri, teslim tarihinden itibaren 30 gün içerisinde ödeme günündeki döviz kuruna göre tahsil edilmekte ve bunun sonucu olarak düzenli bir nakit akışı sağlanabilmektedir

Akbük Rüzgâr Santrali, Mordoğan Rüzgar Santrali, Korkmaz Rüzgar Santrali ve Büyükdüz HES'de üretilen Elektrik Enerjisi, YEKDEM Kapsamında satılmaktadır

Ayen AS Energji SHA tarafından üretilen elektrik enerjisi, Arnavutluk ta bulunan Ayen Energy Trading SHA, Sırbistan da bulunan Ayen Energy Trading d.o.o. ve Slovenya da bulunan Ayen Energija d.o.o. tarafından Avrupa enerji piyasalarında mevcut piyasa koşullarına göre pazarlanmaktadır.

Elektrik satışında uygulanan tarife tespitinde; Elektrik Piyasası Dengeleme ve Uzlaştırma Yönetmeliği (DUY) hükümleri çerçevesinde piyasada oluşan birim fiyatlar ile TEDAŞ tarifeleri baz alınarak belirlenmektedir

Fatura bedelleri, Piyasa İşletmecisi (EPİAŞ) tarafından fatura tebliğ tarihini takip eden 7 iş günü içerisinde ödenmektedir. Ödemelerin gecikmesi EPİAŞ tarafından uygulanan gecikme hükümlerine göre hesaplanmakta ve fatura karşılığı tahsil edilmektedir. Ayrıca, Yenilenebilir Kaynağa dayalı olarak üretim yapan işletmelerin, işletmeye geçiş tarihinden itibaren 5346 sayılı Yenilenebilir Enerji kanununa göre 10 yıl boyunca ürettikleri birim kWh enerji için 7,3 USD/cent tutarında alım garantisi verilmektedir.

Diğer taraftan, Ayen Elektrik Ticaret, Ayen Enerji AŞ’den almış olduğu elektrik enerjisi satışını ikili anlaşmalar yolu ile serbest tüketicilere ve serbest piyasaya satmaktadır. Satışlarının tahsilatı ortalama 15 gündür. Ayen Elektrik Ticaret satmış olduğu enerjinin tahsilat garantisini teminat mektubu ve buna benzer çeşitli enstrümanlar ile sağlamaktadır. Ödemelerin gecikmesi durumunda, EPİAŞ tarafından uygulanan gecikme hükümlerine göre hesaplanmakta ve fatura karşılığı tahsil edilmektedir.

Ürün kaynaklı riskler

Kaynak bazındaki Elektrik üretiminden doğabilecek olan riskler, mevcut portföyümüzün kaynak çeşitliliği ve ticaret şirketimizin yapmış olduğu ikili tedarik anlaşmaları ile koruma altına alınmaktadır.

Elektrik enerjisi arz güvenliğinin sağlanması, ilgili devlet kuruluşları ve dağıtım şirketlerinin sorumluluğundadır.

 

Dış etkenlerden kaynaklanan riskler

Rekabet avantajımızı elimizde tutmak ve fiyat analizleri yapmak üzere Grup bünyesinde faaliyet gösteren bir birimimiz mevcuttur. Potansiyel müşterilerimizin kredibilite analizi yapılıp; risk gruplandırmasına göre tedarik ve satış sözleşmeleri yapılmaktadır. Bu yolla müşterilerimiz ile rekabet avantajını elimizde tutabileceğimiz uzun vadeli ilişkiler kurmayı hedeflemekteyiz.

 

18.RISKMANAGEMENT AND INTERNAL CONTROL MECHANISM

Our Company is subject to the legislation and regulations of the Ministry of Energy and Natural Resources and the Energy Market Regulatory Authority with respect to its operations since it is engaged in generating energy. The investment and operating expenses as well as other operations of the Company are inspected by these organizations. In addition, enterprises holding licenses are subjected to independent audit by the Energy Market Board.

The risks detected within the structure of the Group and the management of these risks are explained in detail below.

Operational risks

Risks originating from clients

The entire amount of the electricity generated by the Yamula HEPP

is sold to Türkiye Elektrik Ticaret ve Taahhüt A.Ş. (TETAŞ). TETAŞ

provides a purchase guarantee for the electricity generated.

The energy prices are collected within 30 days following delivery based on the foreign exchange rate effective on the date of payment and a regular cash flow can be ensured as a result.

Electricity generated by the Akbük Wind Power Plant, Mordoğan Wind Power Plant, Korkmaz Wind Power Plant, and Büyükdüz HEPP is

sold within YEKDEM.

Electricity energy generated by AYEN AS Energji SHA is marketed in European energy markets according to the existing market conditions via AYEN Energy Trading SHA in Albania, AYEN Energy Trading d.o.o. in Serbia, and Ayen Energjia d.o.o in Slovenia.

In determining the tariff applied in electricity sales; within the framework of Electricity Market Balancing and Settlement Regulations (DUY), the prices are determined on the basis of unit prices set in the market and on the basis o TEDAŞ tariffs.

The invoice amounts are paid within 7 business days following the date of delivery of the invoice by the Market Operator (EPİAŞ). Any delays in payments are calculated pursuant to the delay provisions applied by EPİAŞ and collected against invoice.

 

Furthermore, pursuant to the Renewable Energy Law no 5346, a purchase guarantee in the amount of USD 7,3/cent per unit kWh energy generated is granted to enterprises generating energy based on Renewable Resources for a period of 10 years from the date of their commissioning.

On the other hand, Ayen Elektrik Ticaret sells the electricity bought from Ayen Enerji A.Ş. to eligible consumers through bilateral agreements. The average collection period for the invoices is 15 days. Ayen Elektrik Ticaret uses Letters of Guarantee and other such instruments to guarantee the collections from the energy sold. Any delays in payments are calculated pursuant to the delay provisions applied by EPİAŞ and collected against invoice

 

Risks originating from the product

Electricity generation risks that may arise on the source level are mitigated by diversity of our current portfolio and by bilateral supply agreements of our trade company.

Ensuring security of supply for electricity is the responsibility of the relevant governmental agencies and distribution companies.

 

Risks arising from external factors

We have a unit operating within the structure of the Group to maintain our competitive advantage and to perform price analysis. The credibility of potential clients is analyzed and supply and sales agreements are made on the basis of a risk classification. This way we aim to create a long termed relationship with our clients where we can maintain our competitive advantage

İşletmenin Paydaşlarına ve Çevreye Yönelik Risk veya Zarar Yarattığı Konular

 

İş güvenliği, sağlık ve çevre denetiminin toplam faaliyetimizin ayrılmaz ve canlı bir parçası olduğunu göz önünde bulunduruyoruz ve iş güvenliği, sağlık ve çevre uygulamalarına önem veriyoruz.

Faaliyette bulunduğumuz her ülkede mevcut uygulanabilir tüm kanun, mevzuat ve yönetmeliklere uygun hareket ediyoruz.

Tüm çalışanlarımıza gerekli iş güvenliği, sağlık ve çevre eğitiminin verilmesine önem veriyoruz. İş güvenliği, sağlık ve çevre performansımızı sürekli iyileştirmeyi hedefliyoruz.

Hukuki riskler

Esas faaliyetlerin yürütülmesi amacıyla yapılan iş ve işlemlere başlamadan önce tüm hukuki sonuçları üst yönetim tarafından değerlendirilmektedir. Grup; faaliyetleri nedeniyle maruz kalabileceği hukuki riskleri bertaraf etmek için, hukuk müşavirlerinin danışmanlığında operasyonlarını yürütmektedir.

Şirketimiz devam eden davalarımızla ilgili karşılıkları ayırmıştır.

 

Operational Risks or Damages on Stakeholders and Environment

We consider that work safety, health, and environmental supervision constitute integral and vibrant parts of our complete operation and we lay particular emphasis on implementation of work safety, health, and environment measures.

We act in accordance with all applicable laws, regulations, and other legislation in all countries we operate in.

We give particular importance to equip all of our employees with necessary work safety, health, and environment training. We aim at constant improvement of our work safety, health, and environmental protection performance.

Legal risks

All legal outcomes are assessed by the senior management prior to the start of the works and procedures for main operations. The Group conducts all of its operations with assistance from its legal consultants to avoid any legal risks that may be imposed.

Our company has reserved provisions for our going trials.

 

  

19. ŞİRKETİN STRATEJİK HEDEFLERİ

Şirketimizin misyonu, "Büyüyen enerji sektöründe Ayen Grup'unun varlığını sürdürmek, yapılabilir ve ekonomik olan enerji yatırımlarında görev alarak sektördeki pozisyonunu güçlendirmek ve etkin bir biçimde rol almaya devam etmektir", vizyonu ise "Doğal ve yenilenebilir kaynaklara öncelik tanıyarak, tüm enerji kaynaklarını gelişen teknolojiyi kullanarak ülke ekonomisine kazandırmak"tır.

Şirketimizin bu misyonu içerisinde görev alan proje ekibimizce dikkatle yapılan çalışmalar sonucunda ortaya konulan projeler, bir rapor halinde yönetime sunulmaktadır.Yönetim kurulu, bu projeleri, bütün yönleriyle ayrı ayrı değerlendirilmekte ve uygun bulunanların, pay sahiplerinin hakları da gözetilerek, hayata geçirilmesi için onay vermektedir. Hayata geçirilen projeler, aylık dönemler itibariyle performans değerlendirmelerine tabi tutulmakta, hedeflenen ve gerçekleşen üretim, maliyet, karlılık ve likidite analizleri yapılmaktadır.

19. STRATEGIC GOALS OF THE COMPANY

The mission of our Company is "to sustain Ayen Group's place in the growing energy sector, to strengthen its position in the sector by taking part in feasible and economic energy investments and to continue to take an effective and active role in the sector"; and our vision is "While giving priority to natural and renewable sources, to bring all energy resources to country's economy, using advanced technologies"

The projects, which are set forth as a result of attentive works performed by our project team, working within the framework of this mission of our Company are submitted to the management in the form of a report. These reports are evaluated with all their aspects by the Board of Directors taking into consideration the rights of the shareholders and approval is given for those that are found appropriate to be put into practice. The projects implemented are subjected to monthly performance evaluations and analysis on the targeted and actual generation, cost, profitability, and liquidity are realized.


 

20. YÖNETİM KURULUNA SAĞLANAN MALİ HAKLAR

2016 faaliyet dönemi içerisinde Üst Düzey yöneticilere sağlanan faydalar, bağımsız denetimden geçmiş Konsolide Finansal Tabloların dipnotlarında açıklanmaktadır.

Şirketimizin Bağımsız Üyeler dışındaki Yönetim Kurulu Üyeleri, Yönetim Kurulu Üyeliği nedeniyle ücret almamıştır.

Ayen Enerji A.Ş. Yönetim Kurulu Üyeleri ve Üst Düzey Yöneticiler için ücretlendirme politikası

Ücret Politikası; Sermaye Piyasası Kurulu düzenlemeleri çerçevesinde Ayen Enerji A.Ş. Yönetim Kurulu Üyeleri ile üst düzey yöneticilerin ücretlerinin tanımlanmasını kapsamaktadır.

Bağımsız üyeler haricinde, yönetim Kurulu üyeleri için ücret tespiti ve ödeme kararı Genel Kurul tarafından verilmektedir.

Bağımsız Yönetim Kurulu üyelerinin ücretleri bağımsızlıklarını koruyacak düzeyde olacak şekilde, Genel Kurul tarafından belirlenir. Bağımsız Yönetim Kurulu üyelerinin ücretlendirilmesinde, performansa dayalı veya hisse senedi opsiyonlarına dayalı ücretlendirme yöntemi kullanılmaz.

Üst Düzey Yöneticilerin ücretlendirilmesinde; sabit ücret dışında, bulunduğu pozisyona bilgi ve tecrübe olarak uygunluk, deneyim ve şirketin vizyon, misyon, stratejik hedefleri ile pay sahiplerinin ortak hedeflerine ulaşmasında göstereceği performans esas alınarak sabit olarak belirlenir.

Üst düzey yöneticilerin ve yönetim kurulu üyesi olmayan komite üyelerinin ücretlendirilmesi Kurumsal Yönetim Komitesince Ücretlendirme esaslarımız dâhilinde tespit edilerek, Yönetim Kurulu tarafından belirlenir.

Şirketimiz, belirlenen bu politikası kapsamında herhangi bir Yönetim Kurulu Üyesine ve Üst Düzey Yöneticilerine borç veremez, kredi kullandıramaz, üçüncü bir kişi aracılığı ile şahsi kredi adı altında kredi kullandıramaz veya lehine kefalet gibi teminatlar veremez.

Şirketimiz Tarafından herhangi bir Yönetim Kurulu Üyesine veya yöneticiye borç veya kredi verilmemiştir.

 

 

20. FINANCIAL RIGHTS GRANTED TO THE BOARD OF DIRECTORS

Benefits provided to Senior Executives in the 2016 financial year are described in the annotations of the Consolidated Financial Tables subjected to and passes the independent audit.

The Board of Directors' Members of our Company, excluding Independent Members, do not receive any remuneration for their Board of Directors' Membership.

Remuneration Policy for the Board of Directors' Members and Senior Executives of Ayen Enerji A.Ş.

Remuneration Policy; covers a description of the remuneration policy for the Board of Directors' Members and senior executives of Ayen Enerji A.Ş. within the framework of regulations set out by the Capital Market Board.

Excluding Independent Members, the General Assembly decides on the remuneration and the amount of remuneration for the Board of Directors' Members.

The General Assembly shall determine the amount of remuneration to be paid to Independent Board of Directors' Members in a manner to ensure their independency. No performance-based or stock option- based remuneration method shall apply for the remuneration to be decided upon for the Independent Board of Directors' Members.

The remuneration for the Senior Executives shall be fixed and determined on the basis of the relevant executive's conformity for her/his position in terms of her/his level of knowledge and experience, her/his experience, and her/his performance in delivering the vision, mission, and strategic goals of the Company as well as helping the shareholders achieve their common goals, in addition to a fixed remuneration.

The remuneration of senior executives and committee members, who are not Board of Directors' Members, shall be set by the Corporate Governance Committee within the framework of our Remuneration Principles and determined by the Board of Directors.

Our Company may not lend any monies or extend any loans to any Board of Directors' Member or Senior Executive nor may it allow any Board of Directors' Member or Senior Executive obtain any personal loans through any third person or give any collaterals in favor of them such as a surety.

Our Company has not lent any money or extended any loans to any Board of Directors' Member or executive.

 

 

Bu raporun orjinali Türkçe olarak hazırlanmıştır. Raporun, Türkçe versiyonu ile tercüme edilmiş versiyon arasında bir uyuşmazlık olması durumunda, Türkçe versiyonu geçerli olacaktır.

This report was originally issued in Turkish. The Turkish version shall prevail, in the event of any conflict between the Turkish version and the translated version.